记录管理

在冰球突破豪华版游戏下载的日常业务过程中产生的所有记录都受州和联邦法律/法规的约束, 包括保留和处置.

冰球突破豪华版游戏下载州立学院(NDUS一般记录)的当前记录处理指南可以在冰球突破豪华版游戏下载记录处理报告. 本报告由冰球突破豪华版游戏下载单位记录协调员提交.

记录管理

档案管理的重要性
档案管理对以下方面至关重要:

管理创纪录资产的增长
提高存储 & 检索
提高效率 & 生产力
识别 & 保护重要/重要的记录
财务、档案、法律、 & 管理需求
保存企业记忆 & 提供过去的历史参考
- 当个人离开时——知识管理
- 档案价值-因历史原因而保存

NDCC 54-56:记录管理
北达科他州世纪法典(NDCC) 第54-46章:记录管理概述了标准档案管理程序的要求. 它还包括定义, 职责, 以及管理指南, 处理, 以及记录的保存. 此外, NDUS程序1912.8 指示每个NDUS机构“按照N.D.C.C. ch. 54-46."

什么是唱片?
NDCC 54-46-02规定记录是:“一份文件, 书, 纸, 照片, 录音或其他材料, 不考虑物质形式或特征的根据法律或与公务交易有关而发出或收到的款项."

文件是记录，如果:

你的办公室创造了它.
你的办公室收到了 & 采取行动.
你们办公室被指定为保管人(记录保管人).
你的办公室需要它来记录决策.
- 例子:会议记录, 会计档案, 预算文件, 对应, 人事档案, 保险政策, 合同, 项目文件, 研究文档, 等.

电子邮件是记录吗??
电子邮件消息可以是一条记录，不过这取决于消息的内容.e. 午餐邀请vs. 批准一个项目预算的决定. 电子邮件应该像信件一样对待, 按主题/内容归档, 并根据保留时间表保留(同样的规则适用于纸张) & 电子).

什么不是唱片?

图书馆 & 仅供参考或展览之用的博物馆资料.
出版物库存(表格、小册子) & 处理过的文件.
为方便参考而保留的额外文件副本.
- 注意:参考副本的保存时间不应超过记录. 是否必须提供公开记录要求和诉讼，即使只有副本.

看看这个创下纪录了吗?? flowchar t.

无法找到适用于您的记录的记录系列描述?
请联系您的冰球突破豪华版游戏下载单位记录协调员，以帮助您确定合适的记录系列. 有可能需要创建一个新的记录系列，单位记录协调员将代表您请求.

诉讼将
被诉讼扣押的资料，在被取消或者解除扣押前，不得处理. 如果你被告知悬而未决的或合理可预见的诉讼, 正在进行的审计或公开记录请求, 这可能会对您的记录的管理和/或处置产生影响. 她的政策1912 概述了NDUS及其机构申请诉讼暂停的程序.

处理资源

有关年度记录处理的信息将通过本网站和其他电子公告传达给冰球突破豪华版游戏下载社区. 记录处理是所有管理记录的冰球突破豪华版游戏下载教职员工和学生的责任.

这一进程由股记录协调员协助. 从冰球突破豪华版游戏下载校园社区收到的表格由单位记录协调员编制, 然后谁在规定的截止日期之前以电子方式记录他们单位的处置数据.

处理方法: 纸质记录

填埋/回收:放置在垃圾桶或回收箱-不需要特别保护
保留:保留在部门内
分解^*协调适当处置
存档:将要存档的记录交给你的单位记录协调员，他将协调将记录转移到档案室.

处理方式:电子记录

回收:删除存储在硬盘驱动器(计算机或外部)上的数据, 在网络驱动器或电子成像系统中. 如果存储在软盘、CD、DVD、USB、磁带或其他电子媒体上，请放入回收站
保留:保留在部门内
分解^*:安全销毁
存档:将要存档的记录交给你的单位记录协调员，他将协调将记录转移到档案室.

分解^*
采用“粉碎”处理方法的记录往往包含机密信息，必须妥善处理. 纸张或缩微格式的记录必须在办公室的碎纸机中或通过碎纸机服务进行粉碎. 其他介质也应予以处理，以便销毁任何数据. 对于电子媒体，这可能意味着设备必须在其使用寿命结束时被物理销毁或完全覆盖数据.

常见问题

电子邮件被视为记录吗??
电子邮件是一种沟通方式，与纸质记录没有什么不同.

邮件应该保存多长时间?
所有冰球突破豪华版游戏下载员工都应遵守所有记录的常规保留程序，包括电子邮件. 换句话说, 继续按照与其内容相关的记录序列来处理电子邮件.

文书持有人的档案管理职责是什么?
副本持有人是指拥有记录副本的个人，但不是记录保存办公室. 他们将在保存期届满前的任何时间处理他们的副本, 以记录保留计划中指定的方法, 并且不需要将其包含在年度记录处理报告中.

执票人应何时及如何处置永久保留其原件的方便副本?
某些记录系列的保存期限为“PERM - Permanent”,”,, 自然, 没有指定处理方法. 在这种情况下，版权持有人可以在任何时候处置他们的方便副本. 关于处置方法, 他们应该谨慎行事，使用最安全的方法——粉碎.

谁负责管理记录和信息?
冰球突破豪华版游戏下载的所有员工.

我需要多久检查一次我的记录以便处置?

每年回顾你的记录清单.
按照冰球突破豪华版游戏下载使用的记录保存时间表中的处理指引，妥善处理记录.

我可否保留纪录超过公布的保存期?
No. 记录必须按照北达科他州法律进行管理.

我如何以电子或纸张形式报告我已处置的纪录?
一旦记录被电子成像, 电子版本成为官方记录，并应在成像后三个月进行电子完整性测试. 这时，纸质版就变成了一种方便的拷贝，并将按这种方式进行管理.

如果一个特定的电子邮件构成了一条记录，并且被保存为 .pdf或 .txt文档, 如果我们收到“电子邮件文档”的公开记录请求，它还被视为电子邮件吗??
是的，以另一种格式保存的电子邮件记录仍然被认为是电子邮件记录.

将纪录转送档案室的程序为何?
联系冰球突破豪华版游戏下载单位记录协调员，他将按照既定程序协调将纸质和电子记录转移到档案室.

我如何管理和处理我的电子邮件记录?

确定记录状态(基于内容)
- 电子邮件系统本身并不是一个记录
采取适当的行动组织-触摸一次:
- 删除非记录邮件或副本
  - i.e. 笑话，发给所有员工的通知，没有商业价值(午餐邀请)
管理作为记录的消息:
- 文件和存储(移动到单独的位置，i.e. 网络，文件管理系统，或传统纸质系统中的打印/文件)
- 根据保留时间表进行处理
  - 邮件保留不是一个笼统的声明(1).e. 保留1年)